Desde 2006, com a obrigatoriedade imposta pelo governo em relação à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), houve uma corrida frenética das empresas para se adequar às exigências. A adaptação às novas normas impactou bastante a estrutura das empresas, que tiveram de iniciar uma série de investimentos em TI, tais como revisões nos sistemas de faturamento, investimentos em hardwares e softwares, entre outras tecnologias.
Empresas e fornecedores de tecnologia suaram a camisa para implementar os sistemas de emissão e recepção de Nota Fiscal Eletrônica. Hoje, a maioria das empresas já emite e recebe os documentos em arquivos de formato XML. O volume de arquivos transacionados e armazenados tem sido bastante significativo e tudo indica que ele só aumentará com o tempo.
Naquele momento, a preocupação maior era contar com uma solução que possibilitasse o envio e o recebimento dos documentos de forma eletrônica. Devido a essa prioridade, as empresas não se preocuparam em como iam armazenar corretamente as NF-e, para poder localizá-las com facilidade, quando fosse preciso.
Por determinação legal, as notas devem ser validadas e armazenadas pelo receptor. Porém, ainda existe muita confusão sobre o que deve ser armazenado e como armazenar. As empresas são obrigadas a manter arquivados os arquivos XML durante o ano da emissão e mais cinco anos. Estas NF-e só têm validade em formato eletrônico, sendo a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) a versão impressa da nota para o transporte da mercadoria.
Arquivar a nota não é a única obrigação do receptor. Validá-la junto à Secretaria de Fazenda também faz parte de suas atribuições. Além disso, até o início de 2012, esta nota pode ser cancelada em até sete dias, o que cria a necessidade de validá-la novamente ao final deste prazo.
Após todas estas obrigações atendidas, ainda persiste um desafio: como localizar e disponibilizar esta nota de maneira simples e segura para os diferentes tipos de uso que um documento desta natureza pode ter.
A nota fiscal pode ser necessária para diferentes usuários, tanto internos, quanto externos à empresa. Por exemplo, numa situação em que um contador pode precisar visualizar ou mesmo ter acesso ao arquivo XML de uma NF-e, isso pode gerar um enorme fluxo de trabalho para localizar e enviar esta nota.
Outra demanda pode se dar internamente na empresa, quando departamentos específicos têm a necessidade de acessar informações do documento, de maneira pontual. Novamente, o mesmo problema – localizar e enviar a nota para este usuário demandará que um funcionário interrompa suas atividades para realizar uma complexa busca.
O ideal é que estas informações estejam disponíveis, para que, de forma segura e rastreável, as pessoas possam acessar ou ter visibilidade desse documento com simplicidade, segurança e agilidade. As empresas precisam criar uma classificação dos seus documentos fiscais eletrônicos, dentro de um ambiente da alta disponibilidade, que cumpra com os níveis segurança mais exigentes do mercado.
Portanto, para que as empresas criem um processo realmente eficaz é fundamental verificar onde e como as Notas Fiscais Eletrônicas estão sendo arquivadas e se ao receber estes documentos, os responsáveis estão efetuando as verificações e as validações necessárias.
Lauro Parente, executivo de marketing da CCDE
Fonte: TI Inside
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