OBRIGATORIEDADE DO ARMAZENAMENTO DOS ARQUIVOS DIGITAIS XML

OBRIGATORIEDADE DO ARMAZENAMENTO DOS ARQUIVOS DIGITAIS XML

A grande maioria dos contabilistas e empresários ainda “parecem desconhecer” ou ignorar a obrigatoriedade do armazenamento dos arquivos assinados digitalmente denominados “XML”, referentes às notas fiscais eletrônicas, conforme dispõe a cláusula Décima do Ajuste SINIEF 07/2005, já com Nova redação dada ao caput da cláusula décima pelo Ajuste SINIEF 08/2010:

“O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e”.

A cláusula sétima, parágrafo sétimo, é mais enfática quanto à obrigatoriedade:

“§ 7º Deverá, obrigatoriamente, ser encaminhado ou disponibilizado download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso:

I - ao destinatário da mercadoria, pelo emitente da NF-e imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e;

II - ao transportador contratado, pelo tomador do serviço antes do início da prestação correspondente”.

Mas o que é este tal de “arquivo XML”? Ora, é a extensão do arquivo digital das notas fiscais eletrônicas, assim como no pacote OFFICE da Microsoft, na planilha eletrônica do EXCELL, tem a extensão “.XLS” ou no WORD, extensão “.DOC”.

Portanto, a NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foram transmitidos e autorizados.

Importante destacar que foi com o Ajuste SINIEF 11 de 26/09/2008 que houve maior clareza quanto à obrigatoriedade de o emitente da NF-e disponibilizar o arquivo XML da NF-e para o destinatário.

Maiores detalhes serão encontrados no novo portal da NFe: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx

Outros detalhes sobre o armazenamento destes arquivos digitais também serão encontrados nos saites www.guardadanfe.com.br ou www.smartdanfe.com.br

É ainda importante destacar que a falta de armazenamento destes arquivos XML irão gerar multas financeiras tanto para o escritório de contabilidade quanto para o contribuinte direto.

Ressalta-se ainda que os escritórios contábeis não poderão efetuar a escrituração contábil a partir do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que é uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e, permitindo assim a consulta às suas informações na Internet e acompanhar a mercadoria em trânsito).

Considerando esta obrigatoriedade, a Smart Software desenvolveu e desenvolve sistemas inteligentes, como o Smart Danfe (Guarda Danfe), que possui tecnologia de ponta com diversos protocolos digitais de segurança e criptografia para armazenamento e validação segura destes arquivos XML.

A validação consiste em verificar se o arquivo XML é realmente válido, se há autoria (assinatura digital certificada) e integridade dos arquivos assinados digitalmente. Ou seja: se o arquivo XML realmente pertence ao emissor e se é autorizado pela Receita Federal ou Estadual.

Devemos, então, compreender que as empresas obrigadas a emitir as notas fiscais, em regra, são aquelas que já emitiam as NF modelos 1 ou 1-A e todas as que recebem as NFes.

As relações de todas as empresas obrigadas a emitirem a NFe estão disponibilizadas no saite http://www.sped.fazenda.pr.gov.br ou através de uma leitura atenta das Normas de Procedimento Fiscal (NPF) n.º 058/2011 e, especialmente, a NPF 095/2009.

RESUMO: Em síntese, eis as empresas que são obrigadas a emitirem a NFe e armazenarem os arquivos XML pelo prazo mínimo de cinco anos (NPF 095/2009):

1) – comércios atacadistas em geral, inclusive farmácias;

2) – frigoríficos;

3) – postos de combustíveis;

4) – extração e beneficiamento de minérios;

5) – fábricas em geral: café, sorvetes, laticínios, alimentícios em geral, óleos vegetais, açúcar, biscoitos e bolachas, balas, frutas cristalizadas e em conservas; trigo e derivados, bebidas diversas (alcoólicas ou não), cosméticos, tintas, pneus, medicamentos, etc.

6) – reprodução de som e vídeo (qualquer suporte);

7) – tecelagens;

8) – serrarias;

9) – supermercados;

10) – fundições;

11) – serviços de pré-impressão;

12) – livrarias e papelarias;

13) – lojas de confecção;

14) – metalúrgicas e usinas.

Lembrando que para aquelas empresas que estão apenas obrigadas a armazenarem os arquivos XML, AINDA ASSIM HÁ A OBRIGATORIEDADE DA VALIDAÇÃO, pois acaso os dados estiverem diferentes dos arquivos digitais em relação à DANFE, então haverá multa para o escritório de contabilidade, para o emissor e o destinatário.

PORTANTO, ESTA VALIDAÇÃO É FEITA PELA SMART SOFTWARE ATRAVÉS DO SISTEMA INFORMATIZADO GUARDA DANFE OU SMART DANFE.

FONTE: NPF 095/2009 consolidada com as alterações das NPFs. 067/10, 104/10, 108/10 e 058/11."

http://www.spednews.com.br/grupos/nf-e-nota-fiscal-eletronica/