Sua empresa está preparada para o SPED?

Sua empresa está preparada para o SPED?

É necessário que haja uma revisão profunda nos processos e nos sistemas de gestão aplicados na organização, para atender as obrigações e evitar riscos

Por Roseli Garcia*

O Decreto Federal nº 6022, de janeiro de 2007, criou o SPED, Sistema Público de Escrituração Digital. O nome parece complicado, o conceito nem tanto. O objetivo da criação do SPED foi aperfeiçoar o sistema tributário brasileiro e evitar a sonegação fiscal.

Em resumo, a instituição do SPED faz com que todas as informações contidas nos livros contábeis e fiscais tradicionais sejam transformadas em arquivos digitais. Esses arquivos precisam obedecer a um formato padronizado e predefinido e servem para informatizar a relação entre empresas e a Receita Federal ou a Secretaria da Fazenda, uma vez que eles são transmitidos para esses órgãos em tempo real por meios eletrônicos, como, por exemplo, a internet. Acaba o papel e as empresas precisarão rever e realizar mudanças significativas em seus processos.

As obrigações do SPED foram agrupadas em três grandes projetos: a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o SPED Fiscal (Escrituração Fiscal Digital) e o SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital). A implantação do SPED vem ocorrendo, gradativamente, conforme o ramo de atividade da empresa ou da localidade onde ela está instalada. Até o final de 2010, todas as empresas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no lucro real e também as optantes do Simples Nacional terão que aderir ao novo sistema.

A pergunta que o empresário deve fazer é se a sua empresa está preparada para os impactos dessa implantação, pois é necessário que haja uma revisão profunda nos processos e nos sistemas de gestão aplicados na organização, para atender as obrigações e evitar riscos.

Para que isso ocorra, as empresas deverão implantar os chamados ERP – Planejamento de Recursos Empresariais. Trata-se de um sistema de gestão que permite a organização dos dados dos vários departamentos das empresas, e tem como função facilitar o cumprimento dos requisitos de formatos padronizados de arquivos e das obrigações predefinidas.

Além disso, para que ocorra a geração dos arquivos da NF-e, do SPED Contábil e do SPED Fiscal, é necessária a utilização de aplicativos específicos. Existem vários softwares no mercado para esse fim.

O fato é que as pequenas e médias empresas têm grande dificuldade em informatizar seus processos e tratá-los de forma integrada. Geralmente, usam tabelas e planilhas eletrônicas, armazenadas em locais diferentes e dissociadas umas das outras. Esse fato, aliado ao comportamento de deixar a ação para a última hora, pode complicar a vida das PMEs.

Por isso, o empresário deve começar, desde já, a pesquisar uma solução que lhe apresente a melhor relação custo-benefício, e avaliar o quanto antes a implantação de um sistema de gestão integrado. Essa ação pode ocorrer por meio da contratação de uma equipe especializada que possa lhe prestar esse trabalho no formato chamado Saas, um software, como serviço que pode reduzir significativamente os investimentos de implantação e viabilizar, mesmo para as microempresas, o trabalho, utilizando uma plataforma completa para lhe apoiar na gestão de seus processos.

A empresa sairá ganhando, de qualquer forma. Além de se preparar para cumprir a lei sem atropelos e riscos, organizará suas informações de forma integrada, o que irá lhe fornecer subsídios para a tomada de decisões estratégicas mais assertivas e, de quebra, maior gestão nos processos de negócios.

A Associação Comercial de São Paulo (ACSP) promove várias palestras e seminários sobre o tema, a fim de esclarecer as dúvidas dos empresários. Além disso, a instituição se prepara para lançar, em breve, o sistema de apoio para a emissão da NF-e. Fique de olho!

*Roseli Garcia é Superintendente de Produtos e Serviços da Associação Comercial de São Paulo (ACSP)